Rapportera missförhållanden/"Visselblåsning"

Allmänna förutsättningar

Örebro universitet anser att det är viktigt att missförhållanden inom verksamheten synliggörs så att de kan åtgärdas. Det finns olika sätt att uppmärksamma missförhållanden på, exempelvis via prefekt på institution om något händer vid ett projektsamarbete eller via chef på avdelning som anlitar för konsulttjänster för arbete. Om det inte finns någon väg som känns bra kan rapporteringskanalen vara ett lämpligare alternativ. Rapporteringskanalen följer det regler som gäller för universitetet enligt lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden, länk till lagen i dess helhet: https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/lag-2021890-om-skydd-for-personer-som_sfs-2021-890.

Vissa personer har möjlighet att rapportera om missförhållanden av allmänintresse inom verksamheten, antingen som redan inträffat eller som har hög sannolikhet att de ska inträffa. Om du

varit anställd hos Örebro universitet,
haft en arbetsliknande relation med universitetet som till exempel konsult
deltagit i ett forskningsprojekt tillsammans med universitetet där universitetet bestämt vad du ska göra,
ansökt om anställning eller praktik och i den relationen upplevt eller på annat sätt fått vetskap om missförhållanden av allmän intresse inom verksamheten,

har du möjlighet att rapportera detta. Universitetet har sedan en skyldighet att agera och på olika sätt motverka att felet fortgår.

Rapporteringskanalerna ska användas för misstankar om missförhållanden av allmänintresse. Det handlar i korthet om brott mot olika regelverk som finns, externa såväl som interna. Här inryms bland annat vetenskaplig oredlighet, jäv eller intressekonflikter, mutor eller andra situationer där någon får privat vinning av sin tjänsteställning eller att någon närstående gynnas på något sätt. Även grövre tjänstefel och grövre avvikelse mot interna eller externa regler och riktlinjer kan rapporteras, till exempel otillåten användning av personuppgifter i stor omfattning. Funktionen är däremot inte till för att användas för mer generella synpunkter på ledarskap, lönesättning, rekrytering, verksamhetsplanering med mera.

Rapporterande person

Den som vill göra en rapportering kallas för ”rapporterande person”. En rapporterande person har ansvarsfrihet för rapporteringen och ges även sekretess för sina personuppgifter. En förutsättning är dock att du har skälig anledning att tro att det du rapporterar är sant, det får alltså inte enbart vara till exempel ett rykte. Innehållet i anmälan omfattas inte av samma sekretess, se mer om detta under fliken ”Offentlighet och sekretess” nedan.

Begränsningar

Det skydd som lagen (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden ger har vissa begränsningar. Begränsningarna innebär att ansvarsfriheten försvinner. Vid en rapportering

får du inte lämna säkerhetsskyddsklassad information, exempelvis information om samarbeten med försvarsindustrin,
får du inte mot tystnadsplikt där meddelarfriheten är inskränkt genom lag, t.ex. lämna uppgifter om individers personliga förhållanden om du jobbar med studievägledning.
får du inte bryta mot tystnadsplikt enligt lagen (1971:1078) om försvarsuppfinningar
får du inte begå brott för att skaffa fram information du sedan rapporterar.

Din rätt att rapportera allvarliga missförhållanden ger dig inte någon rätt att lämna ut handlingar. Hänvisa istället i din rapport till information som kan finnas tillgänglig för myndigheten eller som myndigheten på annat sätt kan kontrollera.

Vägar in

För att göra en rapport kan du:

Lämna den digitalt via formuläret nedan.
Skicka ett brev till:
Intern rapporteringskanal / ”Visselblåsning”
Örebro universitet
701 82 Örebro

Brev märkta enligt ovan kommer att lämnas oöppnade till de personer som utsetts till mottagare av en rapportering.
Ringa universitetets växel, 019-30 30 00, och begära att få prata med mottagare av missförhållanden av allmän intresse/visselblåsning.
Boka ett fysiskt möte genom att ringa enligt ovan och ange att du vill träffas personligen. Möte sker sedan enligt överenskommelse på lämplig plats.

En rapport hanteras av universitetets jurister, undantagsvis av HR-chefen. Mottagare av rapporten ska på universitetets vägnar

ta emot rapporter och ha kontakt med rapporterande personer,
följa upp det som rapporteras och
lämna återkoppling om uppföljningen till rapporterande personer.

Endast de rapporter som bedöms falla inom lagen om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden hanteras enligt nu aktuell handläggningsordning.

Rapport och övriga handlingar som ligger till grund för utredning och avslut av ärende diarieförs. En rapport kan leda till arbetsrättsliga åtgärder, att en polisanmälan eller att anmälan till annan tillsynsmyndighet görs, att ärendet lämnas vidare till rätt funktion internt eller att det läggs ned. Om ärendet lämnas över till en annan myndighet eller utreds vidare internt ska de uppgifter som är nödvändiga för att det fortsatta arbetet ska kunna utföras ges till mottagaren.

Mer detaljer om hur handläggningen går till återfinns i ”Administrativ rutin för intern rapporteringskanal/”Visselblåsning” 2022/04193” som kan begäras ut via registrator@oru.se.

Om du gjort en rapportering kommer mottagaren att återkoppla om ärendet till dig:

inom sju dagar med bekräftelse på att din rapport är mottagen, såvida du inte avsagt dig den rätten eller om mottagaren gör bedömningen att en sådan bekräftelse skulle avslöja din identitet
inom tre månader med en övergripande återkoppling om vad som skett utifrån din rapportering och anledningarna till det
inom sju dagar från mottagandet av rapporten ska en återkoppling istället ske om universitetet exempelvis missat att bekräfta din rapport

Om universitetet blir skyldig att lämna ut information som gör att du kan identifieras kommer du också att få informeras om detta, om inte det i sig gör att själva syftet med att informationen lämnas ut hindras eller försvåras (exempelvis vid en polisutredning).

Ett ärende som inkommer genom rapporteringskanalen blir en allmän handling. Detta innebär att allmänheten kan begära ut de uppgifter som lämnats in och handlingar som lagts till genom eventuell efterföljande utredning.

En sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen sker vid varje begäran om utlämning. Sekretess gäller för information om vem som har gjort en rapportering. Sekretess finns även för information om annan individ som genom den lämnade informationen kan identifieras, om inte detta kan ske utan risk för att den individen kan lida skada eller men. Information som i övrigt lämnats i ärendet saknar sekretess annat än om informationen i sig är så detaljerad att den kan röja den rapporterande personen. Hela innehållet i en handling kommer dock sannolikt aldrig skyddas av sekretess. Sekretessen gäller i högst 50 år.

Det är enbart de som av universitetet är utsedda till mottagare av rapporter som får ha direkt tillgång till eventuella personuppgifter i ett ärende. Mottagarna får inte använda personuppgifterna i större omfattning än vad som krävs för att utföra de arbetsuppgifter som ligger på dem.

Utifrån reglerna om arkivering får arkivarie också tillgång till ärendet, inklusive de personuppgifter som hanterats.

Örebro universitet är enligt lag skyldig att behandla personuppgifter vid hantering av rapporter som sker enligt lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden. Örebro universitet är personuppgiftsansvarig för den hantering av personuppgifter som sker vid användandet av de rapporteringsvägar som finns samt vid eventuella utredningar som följer av en sådan rapport.

Juristerna på Kanslienheten vid Örebro universitet och HR-chefen är utsedda mottagare av en rapport som görs enligt lagen. En sådan rapport, samt eventuell utredning den leder till, kommer att diarieföras och arkiveras och därför kommer även arkivarie ha tillgång till informationen som lämnas. Den kan dessutom lämnas ut vid begäran om allmän handling i den mån informationen inte täcks av sekretess. En sekretessprövning kommer att göras i varje enskilt fall.

Vid ett fysiskt möte kan du bli tillfrågad om inspelning av mötet. En sådan inspelning kräver ditt samtycke för att få ske. Om du inte vill lämna samtycke till inspelning kommer istället ett särskilt upprättat protokoll att användas för att dokumentera samtalet. En eventuell inspelning kommer att sparas antingen direkt, som ljudfil, eller som en transkriberad utskrift. Vid utskrift eller särskilt upprättat protokoll kommer du att få möjlighet att invända mot vad som framgår, be att det korrigeras samt godkänna att det är korrekt genom en underskrift.

Du har rätt att få tillgång till den information som universitetet hanterar om dig. Om du tror att dina personuppgifter är felaktiga, ska rättas eller vill invända mot en behandling ska du kontakta dataskyddsombudet för diskussion om vad som är möjligt. Det är dock inte möjligt att radera felaktiga personuppgifter i handlingar som har arkiverats.

Örebro universitets dataskyddsombud kan ta emot frågor och/eller klagomål gällande personuppgiftshantering. Denne nås via dataskyddsombud@oru.se alternativt genom att ringa till växeln och begära dataskyddsombudet. Du kan även klaga direkt till Integritetsskyddsmyndigheten, www.imy.se.

Genom att trycka på knappen nedan bekräftar du att du har läst och att införstådd med ovanstående information.

Jag förstår och vill gå vidare till formuläret