Information och checklista inför framställning av avhandling, spikning och disputation

Datum och tid

Så snart ni har enats om önskad dag och tid för disputation meddelar handledaren detta till forskarutbildningsadministrationen (se kontaktuppgifter i faktarutan ovan), så vi kan kontrollera huruvida det önskade tillfället är tillgängligt för bokning. Fakulteten för medicin och hälsa som är beslutande organ tillåter bara en disputation åt gången inom samma ämne/inriktning, d.v.s. max en på förmiddagen och en på eftermiddagen under samma dag. Ni kan föreslå disputation samma datum och tid som annan disputation inom samma ämne/inriktning, men då är det viktigt att ni till ert förslag skriver en motivering till varför ni vill att disputationen ska vara just det datumet och den tiden. Det finns dock en risk att ni får avslag.

Administrationen bokar hörsal samt sammanträdeslokal. Enligt ”Riktlinjer gällande lokaler och förtäring i samband med aktiviteter inom utbildning på forskarnivå” (ORU 1.2.1-01334/2017) ska aktiviteter som rör utbildning på forskarnivå hållas i universitetets lokaler.

Ersättning till opponent och betygsnämnd

Institutionen betalar ut ett arvode till opponenten samt bekostar opponentens och betygsnämndens kostnader för resor och ev. hotell.

Internationalisering – föreläsning

Om opponenten eller någon ur betygsnämnden kommer från annat land är det önskvärt om denne får en förfrågan om att hålla en föreläsning vid Örebro universitet (ORU). Vi ber därför dig som handledare som har kontakt med berörda att undersöka huruvida detta skulle vara aktuellt, och i sådant fall kontakta forskarutbildningsadministrationen vid din institution för bokning av lokal, annonsering etc.

Förtäring i samband med disputation/spikning

Enligt  ”Riktlinjer gällande lokaler och förtäring i samband med aktiviteter inom utbildning på forskarnivå” (ORU 1.2.1-01334/2017) bekostar institutionen kaffe, smörgås/fika samt lunch för de personer som har en officiell roll vid disputationen. Notera att doktorand inte får delta i lunch om disputationen är förlagd till eftermiddag. Vidare bekostar institutionen enligt riktlinjerna mingel i samband med disputation och spikning.

Sedan 1 januari 2021 ska samtliga avhandlingsarbeten inom Fakulteten för medicin och hälsa (MH) genomgå en etikgranskning inför beslut om disputation. För varje avhandlingsprojekt ska följande underlag vara Fakultetskansliet tillhanda senast i samband med ingivande av förslag om disputation:

• samtliga aktuella delarbeten samt eventuellt ytterligare opublicerat material som ska ingå i avhandlingen,
• samtliga utfärdade etikprövningstillstånd på vilka avhandlingsprojektets  delarbeten vilar, och
• samtliga fullständiga etikansökningar, eventuella tilläggsansökningar inklusive samtliga bilagor.

Efterfrågat underlag ska via forskarutbildningsadministrationen vid aktuell institution delges ansvarig handläggare vid Fakultetskansliet. Dokumentationen delas via ORU-Cloud och struktureras enligt följande:

1. Forskarutbildningsadministrationen skapar en huvudmapp med doktorandens namn som titel (ex. Anna Andersson). I denna mapp lägger doktorand/handledare filen Sammanställning innehållande en förteckning (i pdf) över samtliga delarbeten med titel och medförfattare samt vilka etiktillstånd som gäller för respektive delarbete. Mall för filen Sammanställning finns i "Rutin för etikgranskningsfunktion inom Fakulteten för medicin och hälsa (Bilaga 1)".

2. I huvudmappen skapar doktorand/handledare separata undermappar för varje enskilt delarbete (alternativt monografin). Undermapparna benämns Delarbete 1, Delarbete 2 etc. och ska innehålla:

a) Det separata delarbetet/monografin i sin helhet (i pdf). Manuskript kan vara i ofärdig form.

b) Kopior av samtliga etikansökningar + etiktillstånd (beslutet med godkännande) som rör det aktuella delarbetet/monografin (i pdf).

c) Forskningspersoninformation för delarbetet (i pdf).

Redaktionella ändringar i opublicerat material, så som omformulering i introduktion eller diskussion, i delarbeten kan göras efter slutförd etikgranskning. Notera dock att om nya resultat har lagts till kan ny granskning behöva genomföras.

För mer information  hänvisar vi till den rutin som Fakultetskansliet har tagit fram:  ”Rutin för etikgranskningsfunktion inom Fakulteten för medicin och hälsa (Bilaga 1)”.

Efter att ni enats om ett datum för disputation och opponent, betygsnämnd samt ordförande vid disputationen tackat ja till förfrågan ska ni lämna in förslag om disputation. Administrationen tillhandahåller länkar till de webbformulär som ska användas för ändamålet. Observera! En komplett anmälan med samtliga bilagor ska vara forskarutbildningsadministrationen tillhanda senast 15 veckor innan planerat disputationsdatum.

Doktoranden fyller i formuläret "Anmälan om disputation". En sammanfattning av det ifyllda formuläret automatgenereras via mejl till doktoranden, huvudhandledaren och forskarutbildningsadministrationen.

Huvudhandledaren fyller därefter i formuläret "Huvudhandledarens information i disputationsärendet och bifogar samtliga bilagor". En sammanfattning av det ifyllda webbformuläret och uppladdade dokument automatgenereras till den e-post som handledaren uppgett i formuläret med en kopia till forskarutbildningsadministrationen.

Avhandlingen bör skrivas på engelska. En sammanläggningsavhandling bör innehålla tre till fem delarbeten och motsvara fyra års heltidsstudier på forskarnivå. Doktoranden är förstaförfattare på minst tre av delarbetena. Minst två delarbeten behöver vara accepterade eller publicerade i tidskrift med peer review system. Delat förstaförfattarskap kan förekomma men doktorandens insats behöver då tydligt beskrivas så att betygsnämnden kan bedöma hur doktorandens arbete svarar mot examensmålen. En systematisk översiktsartikel/metaanalys kan ingå i avhandlingen. En vetenskaplig artikel får inte ingå i fler än två avhandlingar. Det ska tydligt framgå vilken vetenskaplig insats respektive doktorand gjort. 

På sidan Avhandlingsframställning finner du information som underlättar för dig som är doktorand och ska skriva din avhandling. Du får bland annat grundläggande råd om arbetsgången, struktur, inlämning och upplaga. Det finns även exempelfiler med den formgivning som rekommenderas.

Tidskrift(er) ska kontaktas inför disputation för tillåtelse att publicera artikeln och bilder/tabeller i avhandlingen (förslagsvis enligt framtagen mall).

I enlighet med fakultetens publiceringspolicy behöver doktorandens delarbeten vara affilierade till Örebro universitet.

Kontakt med tryckeriet

Senast 15 veckor innan planerad disputation tar du som doktorand kontakt med tryckare (Repro) på ORU angående framställning av avhandlingen genom att fylla i webbformuläret Formulär för planering av avhandlingsarbetet. I formuläret ska du ange den serie i vilken avhandlingen ingår: Örebro Studies in Medicine (medicinsk vetenskap). Du ska också ange i vilket ämne du ska disputera. Du som är antagen inom ämnet medicinsk vetenskap väljer här medicinsk vetenskap med den inriktning som du är antagen till. Detta kommer stå på avhandlingen.

Språkgranskning

Kappan bör genomgå språkgranskning. Medel för detta avsätts från fakultetsnämnden för medicin och hälsa. Vid frågor ang. språkgranskning, kontakta forskarutbildningsadministrationen.

Plagiatkontroll av kappa

Avhandlingens kappa ska genomgå plagiatkontroll. Doktoranden ansvarar för att texten skickas till forskarutbildningsadministrationen som sedan ser till att texten skickas till Ouriginal (före detta Urkund) för kontroll.

Enligt ”Riktlinjer för plagiatkontroll av kappa inför disputation och licentiatseminarium för ämnet medicinsk vetenskap, handikappvetenskap” (ORU 1.2.1-06334/2017) ansvarar doktoranden för att tre veckor innan avhandlingen/vetenskaplig uppsats ska gå i tryck, utifrån den tidsplan som doktoranden och tryckeriet har upprättat, skicka kappan exklusive referenslista till forskarutbildningsadministratören.

Inriktningsansvarig/ämnesansvarig meddelar forskarutbildningsadministratören resultatet av granskningen. Forskarutbildningsadministratören meddelar tryckeriet att tryckningen kan påbörjas samt meddelar doktorand och huvudhandledare detta.

I den händelse att möjligt plagiat identifieras så kontaktar inriktningsansvarig/ämnesansvarig huvudhandledaren och doktoranden omgående. Tryckeriet kontaktas för att stoppa tryckningen av avhandlingen/vetenskaplig uppsats.

Tryck och distribution av avhandling

157 avhandlingar trycks och bekostas av ORU. 120 av dessa (inklusive två spiralbundna exemplar) tillfaller institutionen. Administrationen skickar avhandlingen till opponent, ledamöter i betygsnämnden inkl. ersättare, samt till ordförande vid disputationen. Administrationen ser även till att det finns ett exemplar av avhandlingen till spikningen, några exemplar för arkivering samt tar med resterande avhandlingar till disputationen. De exemplar som blir över efter disputationen får doktoranden behålla. Doktoranden distribuerar avhandlingen till berörda personer inom institutionen och övriga kontakter.

Resterande 37 exemplar tillfaller ORU centralt och används för distribution till Kungliga biblioteket, samtliga universitetsbibliotek och internt inom ORU (rektor, prorektor, forskningskommunikatör, Universitetsbiblioteket, Medicinska biblioteket samt Nerikes Allehanda). Kvarvarande exemplar används till försäljning. Distribution och försäljning av dessa exemplar ombesörjs av Repro.

Doktoranden kan på egen bekostnad beställa extra exemplar av avhandlingen. Det blir betydligt billigare att göra detta i samband med att grundupplagan trycks än att göra en ny beställning vid senare tidpunkt.

Administrationen skickar relevant material avseende förhandsgranskning till ledamöterna i betygsnämnden. I samband med förhandsgranskning av avhandlingens delarbeten ska varje betygsnämndsledamot göra en individuell bedömning huruvida hen rekommenderar eller avråder från disputation. Betygsnämnden har även rätt att ta del av intern etikgranskares utlåtande. När samtliga förhandsgranskningar har inkommit till forskarutbildningsadministrationen informeras doktorand och handledare om resultatet. Observera att ledamöternas rekommendation eller avrådan till disputation inte avgör om avhandlingen slutligen godkänns eller underkänns.

Alla kurser klara inför ansökan om examen

För att du ska kunna få ut ditt examensbevis efter disputation måste du även möta de kursfordringar som framgår av din allmänna studieplan. För mer information se sidan för disputation och examen. Fyll i blankett för alla kurser klara för utbildning på forskarnivå och mejla den till forskarutbildningsadministrationen.

Examensbevis

Efter godkänd disputation anhåller den disputerade om att få ut doktorsexamen. För mer information se sidan att ansöka om examensbevis. Notera att examen inte kan utfärdas förrän den disputerade även har fått beslut om alla kurser klara för utbildning på forskarnivå. Vid frågor kontakta examen@oru.se.