Guide (avhandlingsmallen)

Mallen använder sig av teckensnitten Trade Gothic Next (rubriker samt tabelltext med mera) samt Sabon Next (brödtext). Dessa teckensnitt finns i Word (Office 365) och aktiveras då du börjar använda mallen.

Mallen börjar med följande obligatoriska delar:

Titelsida (s 1) – Här skriver du in avhandlingens titel. Om du är inloggad i Office365 dyker ditt namn upp automatiskt. Om inte får du skriva in det manuellt. Titel och namn kommer då automatiskt dyka upp i sidfoten samt på tryckortssidan.

Tryckortssida (s 2) – Här fylls namn och titel i automatiskt. Du fyller själv i årtal och tryckmånad samt information om fotograf/illustratör ifall du har en omslagsbild. Om inte tar du bort raden. ISBN och ISSN-nummer fylls i av repro efter att du skickat in din avhandlingsfil. (OBS vissa avhandlingsserier saknar ISSN och det kommer då tas bort).

Om du använder mallen för att skriva rapport måste du själv begära ISBN från epublicering@oru.se

Abstract samt keywords(s 3) – Skriv texten direkt i rutan. OBS viktigt: Abstract inte får överskrida en sida eftersom abstractsidan även ska rymmas på baksidan av spikbladet. Om du försöker skriva in mer text än vad som ryms på sidan så kommer den inte att visas.

Dedikation (s 4) – Här skriver du in eventuell dedikation eller citat. Om du inte vill skriva något tar du bort fältet.

Innehållsförteckning (s 5) – Denna behöver du bara uppdatera. Använder man rubrikformaten enligt beskrivning nedan så kommer allt bli rätt när du uppdaterar.

List of papers – Har du en sammanläggningsavhandling lägger du in information här. Skriver du en monografi så tar du bara bort denna sida

Huvudtext – Nu börjar själva huvuddelen. Om du har funderingar på vilken ordning saker och ting ska komma i så är detta en diskussion mellan dig och handledare. Var man lägger svensk sammanfattning, acknowledgements etc är olika mellan olika ämnen.

Referenslista – Ligger sist i dokumentet. Särskilda formatmallar för detta finns.

Beroende på vilken typ av avhandling du skriver ser siduppställningen lite annorlunda ut. Ytterst bestämmer varje ämnesområde över den specifika utformningen, men det finns några generella rekommendationer.

Monografier, här börjar varje nytt kapitel på en ny sida och dessutom alltid på en högersida. (udda sidnummer hamnar alltid till höger på uppslaget), När du använder formatet ORU_H1_Heading 1 alt ORU_H1_Heading #1 flyttas markören automatiskt till en ny sida. Vill man att alla kapitel ska börja på en höger/udda sida måste man justera detta genom att lägga in tomma sidor där det behövs. Detta är dock ingen idé att göra förrän mot slutet.

Inom vissa ämnesområden är det vanligt att lägga in en längre sammanfattning på ett annat språk (svenska eller engelska) än avhandlingen skrivits på. Kontrollera med din handledare om sammanfattning ska ingå och om den ska placeras först eller sist i avhandlingen.

Sammanläggningsavhandlingar ska innehålla en förteckning över de delarbeten som ingår (”List of Papers”). Vanligt är också en sida med förkortningar (”List of Abbreviations”). Dessa läggs som regel direkt efter innehållsförteckningen

Acknowledgements, ligger vanligtvis i slutet, före referenserna. Men kan ibland även läggas innan innehållsförteckningen. Om du placeras texten före innehållsförteckningen, läs mer under avsnitt 10 (Infoga sidor/sidbrytning/avsnittsbrytning).

Mallen fungerar bäst om du arbetar med den redan från början och skriver din avhandling direkt i mallen. Ta en stund att studera de redan inlagda delarna för att få en bild av hur text, rubriker, citat, listor, figurer med mera ser ut.

Det är också möjligt att lägga in hela eller delar av text skapade i andra dokument, men innan du gör det bör du läsa avsnitt 6 (Klistra in text).

Nedan följer en kort information om de formatmallar som används. Alla aktuella mallar startar med ORU_ för att det ska vara lätt att förstå

ORU_Body text
Sabon Next LT, storlek 11. Används till brödtext genom hela avhandlingen. Trycker du enter bildas ett nytt stycke med ett avstånd emellan. Texten har ojämn högermarginal. Inga indrag efter rubrik eller vid nytt stycke

ORU_List of papers
Detta format används endast på denna sida och är en lista (romerska nummer)

ORU_H1_Heading 1 – ORU_H5_Heading 5
Tade Gothic Next LT Bold. Rubrikformat i fem nivåer. H1_Heading 1 kommer alltid börja på en ny sida

ORU_H1_Heading #1 – ORU_H4_Heading #4
Detta är samma som ovan men du får en indexering (1, 1.1, 1.1.1, 1.1.2 osv) framför. Så välj vilken typ du vill ha, blanda ej indexerade rubriker med vanliga utan bestäm dig för ett alternativ. OBS, dessa rubriker finns bara i fyra nivåer.

ORU_Quotation
För citat

ORU_Insert picture
Detta format använder du när du ska lägga in en figur. Slå enter efter sista ordet i stycket innan, välj ORU Insert picture, och infoga sedan bilden

ORU_Bullet list
ORU_Letter list
ORU_Numbered list
Tre olika listtyper, punktlista, bokstavslista (A, B, C osv), numrerad lista

ORU_Table headings
Används till rubriker inuti tabellen, oftast överst i varje kolumn.

ORU_Table text
Använd detta format till text inuti tabeller

ORU_Description figure
Detta format är till beskrivande text under figurer, ligger under bilden. Se avsnitt 7 (Infoga figurer)

ORU_Description table
Detta format beskriver innehållet i tabeller, ligger ovanför tabellen. Se avsnitt 8 (Skapa tabeller eller diagram)

ORU_Reference with numbers
Används till referenslistan, om man också vill ha den numrerad

ORU_Reference without numbers
Används till referenslistan, om man vill ha den onumrerad

ORU_Foot- or Endnote
Används för att formatera sidfoten. OBS, som regel får fotnoter rätt format automatiskt.

Vill du på ett enkelt sätt se formaten

Fäll ut formatlistan så att den alltid ligger till höger i dokumentet

Om du kopierar text rakt av från ett annat dokument (worddokument) så följer textens formatering i dokumentet med, vilket kan skapa problem när du arbetar med texten i mallen. Du kommer få en lång lista med format som inte ska användas och det är svårare att hitta rätt format.

Vi rekommenderar därför att använda funktionen Klistra in special där man kan välja att klistra in texten oformaterad.

Om du använder EndNote eller annat referenshanteringsprogram och vill ha möjlighet att fortsätta redigera dina noter med hjälp av detta program måste du klistra in dem som formaterad text (det vill säga du väljer att bara ”Klistra in”). Det efterföljande redigeringsarbetet underlättas om du valt rätt stil i referenshanteringsprogrammet.

Markera fliken Start. Vid knappen Klistra in, klicka på nedåtgående pil och välj Klistra in special och alternativet Oformaterad text

OBS: Om det finns formatering som är viktig att behålla, till exempel kursiv text, se då till att markera den inklistrade texten och välja rätt formatmall (till exempel ORU_Body text).

För att infoga en bild på enklaste sätt – ställ markören där du vill ha bilden och välj sedan formatet: ORU_Insert picture, välj sedan Infoga och Bilder i menyn. Leta upp din bild och infoga den. Du kan göra bilden större eller mindre genom att dra i något av de fyra hörnen. Beskär gärna bilden så att inte allt för mycket vitt område finns runt om.

Bildtext
När du skapar din bild/figurtext så skall du gå tillväga på följande sätt: (illustrera)

1. Högerklicka på bilden
2. Infoga beskrivning
3. Se till att välja rätt etikett: Figure eller figur
4. Skriv in figurbeskrivningen på raden ”beskrivning”
5. Klicka OK och figurtexten lägger sig på rätt plats under figuren
6. OBS, du kan fortsätta redigera figurtexten i efterhand när den väl dykt upp under figuren, och tex kursivera enskilda ord osv.

Alternativtext  (ev länk inforum, tillgänglighet)
Förutom att lägga in en bildtext behöver du även lägga in en alternativtext. Alla betydelsebärande bilder och illustrationer ska ha en beskrivande alternativtext som förklarar vad bilden eller illustrationen föreställer för den som inte kan se.

Så här gör du:

1. Högerklicka på bilden
2. Välj: Visa alternativtext
3. En ruta dyker upp i högermarginalen, här för du in din beskrivande text

När du vill göra en tabell eller ett diagram är det enklast att använda Words inbyggda verktyg för detta. Färgschema finns förinställt och använd helst den blå varianten som visas i mallen.

För texten inuti tabeller samt diagram finns formaten: ORU Table text samt ORU Table headings att tillgå.

Tabellbeskrivning görs på samma sätt som för figurer. Markera hela tabellen (lilla korset uppe till vänster), alternativt ytterkanten på diagrammet, högerklicka, infoga beskrivning, välj sedan table eller tabell som etikett. 

Alternativtext
Tabeller och diagram behöver precis som figurer ha en alternativ-text.

Så här gör du:

1. Högerklicka på tabellen/diagrammet
2. Välj: Visa alternativtext
3. En ruta dyker upp i högermarginalen, här för du in din beskrivande text

Innehållsförteckningen styrs av de rubrikformat som du valt, ORU Heading H1 - ORU Heading H4. Uppdatering kan göras genom att markera i innehållsförteckningen och därefter trycka på höger musknapp och välja att Uppdatera fält. Välj sedan att uppdatera sidnummer eller hela tabellen, se bild.

Sidbrytning används då du vill att texten ska börja på en ny sida. H1 rubriker (ORU Heading 1) har en inbyggd sidbrytning och hamnar alltid överst på en ny sida, Men vill du till exempel att ett nytt stycke eller en stor figur ska hamna överst på nästa sida så behöver du infoga en sidbrytning manuellt.

För att göra sidbrytning, välj Infoga, klicka sidbrytning

OBS: Använd absolut inte upprepade enterslag för att hamna på en ny sida. Detta förstör filen ur tillgänglighetssynpunkt.

I den avslutande referensförteckningen ska du använda formatmallen ORU_References with numbers om du använder Vancouver-systemet och ska lägga in referenserna manuellt. Är referenserna redan numrerade eller om du arbetar du med Harvard-, Oxford- eller APA-systemet använder du formatmallen ORU_References without numbers. Glöm inte att se till att verkets titel är kursiverad om du arbetar med något av de tre sistnämnda systemen.