Integritetsmeddelande - kommunikation och samverkan

I det här integritetsmeddelandet redogör vi för de typer av personuppgifter som vi kan komma att samla in om dig. Här förklarar vi också varför vi (som jobbar med Örebro universitets kommunikation och samverkan – inklusive studentkommunikation och externt relationsskapande med våra kontakter i samhälle, näringsliv och med våra alumner) gör det, hur vi lagrar och hanterar dina uppgifter och hur vi ser till att skydda dem.

I dataskyddslagstiftningen anges ett antal grunder för varför organisationer och företag får samla in och behandla dina personuppgifter. De rättsliga grunder som Örebro universitets student- och alumnverksamhet, fundraising och samverkan stödjer sig på är: 

a) Samtycke

Emellanåt samlar vi in och behandlar dina personuppgifter med ditt samtycke.

Till exempel när du anmäler dig till något av universitetets evenemang.

b) Uppfylla ett avtal

I vissa fall samlar vi in och behandlar dina personuppgifter så att vi kan uppfylla de förpliktelser vi har enligt avtal.

Till exempel om du sponsrar eller är med och stöttar någon av universitetets aktiviteter måste vi registrera överenskommelsen och de villkor som följer därpå – såsom våra skyldigheter gentemot dig enligt avtalet och hur vi ska hålla dig informerad om aktiviteten.

c) Myndighetsutövning eller uppgift av allmänt intresse

När vi i vår verksamhet genomför aktiviteter som är kopplade till vårt uppdrag som universitet – forskning, utbildning och samverkan – är den rättsliga grunden för insamling och behandling av dina personuppgifter att vi gör det utifrån ett allmänt intresse eller att det krävs för vår myndighetsutövning.

Till exempel, genom att vi samlar in och upprätthåller ett register över våra alumner kan vi sprida information om vår forskning och om arrangemang vars syfte är att främja livslångt lärande, liksom öka medvetenheten om hur samhället kan samverka och samarbeta med oss.

På samma sätt kan vi genom att samla in och upprätthålla register över studenter säkerställa att vår studentkommunikation är effektiv och relevant och att den bidrar till kvalitet och positiva erfarenheter av att vara student vid Örebro universitet.

d) Rättsliga förpliktelser

Ibland kräver lagar och regler att vi samlar in och behandla dina personuppgifter. 

Till exempel om vi deltar i en statlig utredning.

• När du deltar i eller stödjer ett av universitetets projekt, som enskild eller som kontaktperson för en organisation.
• När du tillhandahåller uppgifter inför ett universitetsarrangemang eller annan aktivitet.
• När du blir student hos oss använder vi vissa delar av dina uppgifter (till exempel vilket program du är registrerad på) för att kunna kommunicera mer riktat med dig.
• När du blir alumn (när du avslutat dina studier hos oss) använder vi vissa av dina uppgifter för att registrera dig i vårt alumnregister.
• När du går med i universitetsforum på webben.
• När du ger respons på kommunikation från universitetet – till exempel öppnar ett mejl, klickar på en länk osv.
• När vi söker potentiella samarbetspartner och givare för vår verksamhet inom utbildning, forskning och samverkan kan vi komma att använda oss av informationskanaler såsom du själv, sociala medier och andra offentligt tillgängliga källor.
• När du kontaktar oss med frågor, idéer eller erbjudanden.
• När du deltar i enkäter, undersökningar eller tävlingar anordnade av universitetet.
• När du träffar oss.

Om du är student eller alumn registrerar vi vissa eller alla av dessa uppgifter: vilket/vilka program du studerar/studerade på, din nuvarande adress (om du bor i Sverige), vilket år du påbörjade respektive avslutade dina studier, totalt antal poäng från Örebro universitet, telefonnummer, e-postadress och födelsedatum. De här uppgifterna hjälper oss att vara mer relevanta i vår kommunikation och minska risken för oönskad e-post. Till exempel kan vi lättare identifiera socionomalumner som vi vill bjuda in till ett socionomjubileum, bjuda in NT-studenter till ett hackaton på campus eller de av våra alumner som bor i Göteborgsområdet som vi vill bjuda in till en träff i just Göteborg. Det gör också att vi kan se vem som är vem av två alumner med samma namn. 

För alla våra kontakter registrerar vi på vilket sätt de vill eller inte vill bli kontaktade – i den mån vi känner till detta. Till exempel, om du inte vill bli kontaktad via e-post eller om du inte vill bli kontaktad alls. Du kan när som helst ändra denna information. Det innebär att vi inte kontaktar dem som inte vill bli kontaktade. Det sparar tid och onödig kommunikation och säkerställer att våra kontakter själva bestämmer om och hur vi håller kontakt.

För alla våra kontakter registrerar vi uppgifter om jobb och anställning – i den mån vi känner till detta. I sådana fall kan vi samla in vissa eller alla av dessa uppgifter: jobbtitel, bransch, kontaktuppgifter arbete, yrke, samhällssektor och arbetsgivare. Detta minskar risken för oönskad e-post och hjälper oss att vara mer relevanta – till exempel om vi vill bjuda in jurister till en föreläsning på ett visst område inom juridik, eller när vi efterfrågar feedback angående ett visst utbildningsprogram från yrkesverksamma inom en närliggande bransch. 

För alla våra kontakter kan vi komma att registrera, i den mån vi känner till detta, eventuella kopplingar mellan dem och organisationer (till exempel som anställd, givare eller medlem) eller mellan dem och någon annan person i databasen (till exempel vän, närstående eller mentor). Det hjälper oss att identifiera kontaktpunkter när vi söker potentiella samarbetspartner för forskning, utbildning eller samverkan, att matcha aktiviteter och de som mest sannolikt är intresserade av den aktiviteten, att vara professionella i mötet med människor genom att vi känner till viktiga relationer, och att förstå den totala effekten av ett samverkansprojekt med en grupp eller en organisation.

För alla våra kontakter kan vi komma att registrera deltagande i evenemang eller projekt arrangerat av universitetet, stöd till någon av våra aktiviteter (till exempel som student i ett mentorprogram, mentor eller givare), och den information vi skickat ut. Det hjälper oss att utvärdera hur framgångsrik aktiviteten varit, analysera relationen till våra alumner och vänner, veta vem vi ska tacka och identifiera potentiella samarbetspartner för andra aktiviteter i framtiden.

För potentiella samarbetspartner och givare kan vi komma att registrera uppgifter om deras allmänna intressen, välgörenhet och filantropi, deras relevans för universitetets forsknings- och utbildningsprojekt, och deras ekonomiska möjligheter att stödja dessa. När vi bygger relationer med dessa potentiella givare kan vi komma att registrera uppgifter om vår samverkan med dem. Om vi överväger att acceptera eller be om ett betydande ekonomiskt bidrag kan vi behöva göra noggranna kontroller, och med hjälp av offentligt tillgänglig information värdera eventuella etiska, juridiska eller andra frågeställningar. Trots att Örebro universitet inte bedriver fundraising med donationer från privatpersoner för tillfället har vi inkluderat detta i vårt integritetsmeddelande då det kan bli aktuellt i framtiden. Fundraising blir allt vanligare bland de etablerade universiteten som ett sätt att hjälpa dem attrahera ytterligare intäkter till förmån för forskning, utbildning och samverkan (och därmed öka universitetens totala bidrag till samhället).

Genom att skapa, underhålla och stärka våra relationer såväl med det omgivande samhället (inklusive alumner, samarbetspartner, näringsliv, organisationer och myndigheter) som inom universitetet (inklusive våra studenter och medarbetare) kan vi på ett bättre sätt svara mot det uppdrag vi har som universitet – att bedriva utbildning och forskning samt att samverka med det omgivande samhället för att maximera effekten av vårt (och ditt) arbete och kompetens.

Vi använder personuppgifter så att vi kan sprida vår kommunikation – via brev, e-post, webbgrupper, SMS, telefon eller på andra sätt – och för att kunna göra dessa så relevanta och effektiva som möjligt, till exempel genom att enbart bjuda in de alumner som bor i närheten av Malmö till ett evenemang som genomförs i just Malmö eller juridikstuderande till ett nätverksmingel.

Givetvis kan du när som helst välja bort att bli kontaktad av oss, precis som du när som helst kan välja att finnas med på våra kontaktlistor igen.

Den typ av aktiviteter och evenemang som vi vanligtvis ansvarar för och genomför är offentliga föreläsningar; ämnesbaserade workshops; möten riktade mot specifika yrkeskategorier (till exempel jurister); jubileer för olika utbildningar; elektroniska nyhetsbrev om forskning och universitetets verksamhet; evenemang kopplade till viss kurs/institution/geografiskt område; yrkesnätverk eller sociala nätverksaktiviteter; offentliga gruppforum på sociala medier (såsom Facebook och LinkedIn); enkäter om kurser, dina intressen eller branschbehov; möjligheter till mentorskap; förfrågningar kring praktik eller liknande stöd för studenter; campusbesök och återträffar; möjlighet att jobba som volontär; finansieringsmöjligheter; utvärderingar; stöd för uppdragsutbildning; lära för livet-aktiviteter; deltagande i forskningsstudier eller utbildningsprojekt; och expertgrupper.

När vi söker potentiella samarbetspartner eller givare för aktiviteter eller projekt som universitetet driver hjälper personuppgifterna oss att identifiera och kontakta dem som vi tror aktiviteten är mest relevant för.

Vi kan också komma att kombinera olika typer av uppgifter som vi har tillgång till, såsom deltagande i olika evenemang, ekonomiskt stöd till universitetet, svar på våra utskick och så vidare för att få en helhetsbild av en persons engagemang. På så sätt kan vi se vilka som kanske är mest intresserade av att vara med och stötta forsknings- eller utbildningsprojekt.

Genom att samla in och behandla personuppgifter på ett professionellt och säkert sätt minskar vi risken för oönskad e-post, att samma information skickas ut flera gånger och att onödig information skickas ut. Samtidigt ökar vi sannolikheten för att vår kommunikation med dig är relevant och intressant, men också mer meningsfull för universitetet och våra strategiska mål.

Det innebär också att när du kontaktar oss, eller vi dig, har vi en bättre uppfattning om och en helhetsbild över dina tidigare kontakter med oss. Det ökar kvaliteten i våra kontakter, både för dig och för universitetet, och säkerställer att uppgifter om ditt engagemang (liksom våra skyldigheter gentemot dig utifrån ditt engagemang) finns kvar även om den person du haft kontakt med vid universitetet inte gör det.

Vi vet hur viktigt det är med datasäkerhet. Med det i åtanke behandlar vi dina uppgifter med största möjliga försiktighet och vi vidtar alla nödvändiga åtgärder för att skydda dem. Tillgången till dina personuppgifter är lösenordsskyddad och begränsad till behörig personal. De externa datahanteringssystem vi använder har garantier för dataskydd och efterlevnad av lagar och regler.

Hur länge vi sparar dina personuppgifter beror på syftet och var de hämtas ifrån.

Studenter och alumner har till exempel en livslång relation med universitetet, en relation som går i vågor över tid men som i grunden är kontinuerlig. Det innebär att vi inte tar bort uppgifter om studenter eller alumner. Men om du begär det anonymiserar vi dina personuppgifter.

När det finns stöd i avtal för att samla in och behandla personuppgifter (till exempel givare och sponsorer) eller när aktiviteten medför intern koordination och samverkan (till exempel med universitetsanställda) bevarar vi på samma sätt personuppgifterna på obestämd tid.

Personuppgifter för andra typer av kontakter (till exempel för universitetets icke-alumner) sparas i fem år räknat från det datum då vi senast hade kontakt.

Efter det raderas uppgifterna helt eller så anonymiseras de på ett sätt som förhindrar identifiering. På så sätt kan uppgifterna slås ihop med andra uppgifter och användas i mer generella analyser.

Liksom många organisation kan vi komma att behöva använda oss av tredje part för att möjliggöra vissa aktiviteter. Till exempel kan vi behöva använda oss av tjänster för brev eller massutskick, cateringtjänster, sakkunniga inom forskning, marknadsföringskonsulter och så vidare.

Vi kan också komma att dela dina personuppgifter med bolag som ägs av universitetet – såsom Örebro universitet Holding AB, Uppdrag AB och Enterprise AB, där den service och de tjänster de erbjuder kan vara relevanta för dig och bidra till att vi ska kunna uppfylla vårt uppdrag.

Även om vi skulle använda tredje part för att uppfylla våra åtaganden

• kommer vi aldrig sälja dina personuppgifter.
• tillhandahåller vi endast den information de behöver för att kunna utföra den tjänst det gäller.
• får de endast använda uppgifterna i det syfte som vi anger.
• har vi ett nära samarbete med dem för att säkerställa att din integritet utan undantag respekteras och skyddas.

Exempel på vilken typ av tredje part vi arbetar med:

• IT-företag som tillhandahåller support för våra databaser och affärssystem
• Serviceleverantörer, till exempel av mail- och massutskick, cateringfirmor
• Kommunikationsspecialister som hjälper oss hantera vår kommunikation.

Delning av dina personuppgifter med tredje part för deras syften

Detta gör vi endast i mycket sällsynta fall, till exempel:

• Med ditt särskilda samtycke kan vi komma att förmedla dina personuppgifter till tredje part för att hjälpa dem arrangera en aktivitet. Till exempel, om du deltar i ett frukostmöte som samarrangeras med ett lokalt företag eller restaurang, kan vi be om ditt samtycke till att vi delar ditt namn, jobbtitel och e-postadress inför mötet så att de kan skräddarsy innehållet i mötet och kontakta dig efteråt för utvärdering eller mer information. I dessa fall kommer vi alltid efterfråga ditt samtycke när du anmäler dig, vara tydliga med vilken information som efterfrågats av tredje part samt hur den kommer att användas.
• Vi kan också bli tvungna att redovisa dina personuppgifter till polisen eller annan myndighet, i Sverige eller utlandet, om vi erhåller en juridisk giltig begäran om detta.

Om du deltar i en aktivitet anordnad av universitetet där det krävs att vi delar dina personuppgifter med någon annan person – såsom i ett mentorskapsprogram – begär vi alltid ditt samtycke innan vi delar informationen.

Dina personuppgifter samlas in och hanteras inom det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) vilket omfattar alla EU-medlemsländer samt Island, Liechtenstein och Norge. Om personuppgifter behöver samlas in och hanteras utanför EES görs det i länder där EU:s bedömning är att det finns likvärdiga och godkända standarder för dataskydd (till exempel Schweiz och Storbritannien).

Du har rätt att:

• ta del av vilka av dina personuppgifter vi behandlar. Om du vill veta vilka av dina personuppgifter vi behandlar, kontakta Dataskyddsombud, Örebro universitet, 701 82 Örebro, eller mejla till dataskyddsombud@oru.se.
• begära rättelse, uppdatering eller tillägg av personuppgifter. Om du vill att vi ändrar dina personuppgifter, kontakta vårt samverkansteam via alumn@oru.se.
• begära att vi inte längre kommunicerar med dig (via specifika kanaler eller några kanaler alls). Följ i så fall de länkar som anges i vår digitala kommunikation där du kan ändra om och hur du vill bli kontaktad, eller kontakta vårt samverkansteam via alumn@oru.se.
• när som helst ta tillbaka ett samtycke som du tidigare gett.

Om vi av någon anledning inte agerar utifrån din begäran, förklarar vi varför vi inte gjort det. Du kan också när som helst inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten. Kontaktuppgifter hittar du på www.imy.se

Det här integritetsmeddelandet kan komma att ändras. Betydande ändringar meddelas på universitetets webbplats.

Det finns flera sätt för dig att avsäga dig information och annan kommunikation från oss:

• Klicka på länken ”unsubscribe” som finns med i alla e-postmeddelanden från oss. Då får du inte några ytterligare e-postmeddelanden från den del av universitetet eller det projekt som skickade mejlet.
• Mejla vårt samverkansteam på alumn@oru.se från den e-postadress det gäller.
• Skriv till oss på Alumn och samverkan, Örebro universitet, 701 82 Örebro.

Observera att du eventuellt får fortsatta meddelanden under en kort period efter att du sagt ifrån dig fler meddelanden till dess att våra system uppdaterats.

Det här integritetsmeddelanden finns på svenska och engelska. Om innehållet i de två versionerna skiljer sig åt ska den svenska versionen gälla.

Observera att när du studerar hos oss, samverkar med oss och tillhandahåller dina personuppgifter samlar vi in och behandlar dina personuppgifter på precis samma sätt som om du bodde inom EU – med samma riktlinjer, processer och skydd som beskrivits ovan – även om du bor utanför EU.

Vi hoppas att vi med det här integritetsmeddelande på ett enkelt sätt har kunnat beskriva hur vi behandlar dina personuppgifter och i vilken mån du har rätt till kontroll över behandlingen. Om du har frågor som du inte fått svar på, kontakta vårt dataskyddsombud som kan hjälpa dig:

• Skicka e-post till dataskyddsombud@oru.se
• Eller skriv till oss på: Dataskyddsombud, Örebro universitet, 701 82 Örebro.