Checklista för extern uthyrning till studentföreningar

Vem får boka?

Endast studenter i föreningars styrelser får göra lokalbokningar. Detta förhindrar att bokningar läggs i föreningars namn utan dess styrelses kännedom eller tillåtelse.

Kontaktpersonen som lägger bokningen behöver bifoga ett protokoll från valmöte eller dylikt där det framgår att personen blivit invald i styrelsen. Eventuellt krävs kompletterande dokumentation som förtydligar styrelsens/föreningens sammansättning i de fall det handlar om utskott inom föreningen eller en självkonstituerande styrelse.

Vi har förståelse för att valmöten nyligen kan ha skett eller kommer dröja en tid. Om detta innebär svårigheter för er kan ordförande i kårsektionen/föreningen kontakta Infocenter för eventuellt uppskov från dessa nya krav.

Sammanfattningsvis behöver du som bokar lokal åt en studentförening uppfylla följande krav:

• Vara registrerad på en kurs vid Örebro universitet innevarande termin
• Ha en befattning i din föreningsstyrelse
• Bifoga protokoll från valmöte (vänligen gör detta vid varje enskild bokning)

Avgift eller avgiftsfritt?

Samtliga lokaler vid Örebro universitet bokas och nyttjas avgiftsfritt av studentföreningar. För övriga resurser, så som AV-tekniker eller extra lokalvård, tillkommer dock avgift enligt ordinarie taxa. 

Ordinarie taxa för AV-tekniker:

• Förmån för studentföreningar: debiteras ej helgfria vardagar mellan kl 08.00-16.00
• Måndagar-torsdagar mellan kl 08.00-22.00: 550 kr/h
• Fredagar mellan kl 08.00-19.00: 550 kr/h
• Övrig tid (inkl. helgdagar): 1000 kr/h

Ordinarie taxa för extra lokalvård:

• Uppdaterad information saknas i dagsläget

Här kan du läsa de allmänna villkoren för extern uthyrning vid Örebro universitet.

Generellt

• Ni har tillträde till lokalen under den tid som framgår av avtalet. Samtliga deltagare ska ha lämnat ORU:s lokaler vid angiven avtalad sluttid.
• Ni har som arrangör av ett evenemang enligt ordningslagen ansvar för att det råder god ordning vid evenemanget.
• Nödutgångar får aldrig blockeras.
• Det är inte tillåtet att röka inomhus eller inom en 15 meters radie vid samtliga entréer och friskluftsintag.
• Djur får av allergiskäl inte medföras i universitetets lokaler. Undantaget är ledarhund och/eller tjänstehund. Om du behöver ta med ledarhund/tjänstehund, meddela din kontaktperson.
• Örebro universitet är en allergivänlig plats. Tänk därför på att inte använda er av sådant som kan innebära problem för personer med astma, allergi eller annan överkänslighet, t.ex. nötter, starka parfymer, doftande blommor, gran-/björkris etc.

Utställningsplats

• Vid utställningsplatserna får inte hög musik och andra störande verksamheter förekomma som stör studiemiljön.
• Verksamheten ska äga rum på hyrd plats, man får ej stå fritt i lokalerna. Det är inte tillåtet att ”gå på” folk som passerar.
• Endast utdelning av flygblad eller annat informationsmaterial är tillåtet vid
  utställningsplatsen.
• Debatter och tal får endast hållas i hörsalar.
• Efter användning lämnas utställningsplatsen i städat skick. Allt material, reklam, affischer, m.m., ska tas bort.
• Om bokning avser Campus USÖ ska vaktmästeriet kontaktas i god tid för utplacering av utställningsbord enligt era önskemål. Kontakta campusservice@oru.se.

Utställningsplatser utomhus på Campus Örebro

• Användning av lastbil får endast ske vid Prismatorget.
• Eluttag: 
  • Prismatorget (på fasaden på östra sidan av torget): 3-fas, 32A
  • Krakatorget: 16A.
  • Utställare ansvarar själva för att kunna ansluta till eluttagen. Örebro universitet tillhandahåller inte förlängningskablar, kontakter, etc., för utlåning.

Lärosal/Övrig plats

• Gräns för maximalt antal personer i respektive lokal får inte överskridas.
• Lokalen ska efter nyttjandet lämnas i gott skick vilket innebär återställning av inredning/utrustning och sopor ska slängas i papperskorgar i anslutning till lokalen m.m.
• Om ni behöver hjälp med att ta hand om sopor/emballage är det viktigt att ni har dialog kring detta med er kontaktperson.
• Rökmaskiner, popcorn-maskiner och dyl. som avger rök och som kan aktivera brandlarmet är inte tillåtna. Undantaget Aula Nova och Konsertsalen då dessa lokaler är speciellt anpassade. Meddela din kontaktperson om ni tänker använda ovan typer av maskiner.
• Vid arrangemang där alkohol förekommer ska det alltid finnas ett alkoholtillstånd. Det är ert (arrangörens) ansvar att ordna ett sådant.

Hörsalar

• Talljud
• Programljud
• Projektor
• Dator (VGA + HDMl-uttag)
• Hörslinga

Lärosalar

• Projektor

Utställningsbord

• Ingen teknik ingår

Notera att ni behöver ha med adaptrar om er dator kräver detta. Uppstartshjälp ingår inte. Behövs extra hjälp med tekniken under ert arrangemang ska detta beställas i samråd med din kontaktperson för bokningen.

WiFi

Om ni behöver WiFi till ert arrangemang kan det öppna nätverket ORU-public användas. Studenter från Örebro universitet kan själva använda eduroam. Se instruktioner för anslutning till eduroam här.

• Den som kvitterar ut nyckeln behöver uppvisa legitimation.
• Det behöver inte vara samma person som gjort bokningen som hämtar ut nyckeln.

• För lokaler på campus Almby kvitteras nycklar/låskort ut i Infocenters informationsdisk i Långhuset. 
• Nycklar/låskort återlämnas i informationsdisken eller i Infocenters brevlåda. Brevlådan är placerad på utsidan av Långhuset, bredvid cykelpumpen på samma sida om huset som bilparkeringen. Brevlådan är märkt "Inlämning till Infocenter".

• För lokaler på campus USÖ kvitteras och återlämnas låskort hos Campusservice, X1302.

För borttappad, trasig eller sent återlämnad nyckel/låskort debiterar Örebro universitet ansvarig organisation 150 kr.

*Vid akuta ärenden utanför kontorstid. T.ex. vid problem med larm, utelåst etc.

Örebro universitet är en öppen miljö för studenter och personal, vilket bl.a. innebär att entréerna är öppna stora delar av dagen och att många rör sig i lokalerna. Öppettider för respektive hus ser du här.

Som student med ett aktiverat universitetskort kommer du in i allmänna entréer fram till kl.23.00 samt dygnet runt i de nattöppna husen (Långhuset, Campus Grythyttan och Campus USÖ). Vänd dig till Infocenter om du vill veta vilka entréer som är allmänna.

Det finns brandlarm i alla lokaler. Aula Nova har ett talande larm.

Du som arrangör är ansvarig för att ta reda på den information som behövs för att genomföra en smidig utrymning. Du är också ansvarig att informera deltagarna om utrymningsvägar och åtgärder i händelse av larm. Utrymningsplaner finns i varje byggnad. På dessa planer framgår åtgärder i händelse av brand samt var återsamlingsplats är placerad. Läs dessa innan ert arrangemang.

Du ska också ha en ansvarig person på plats, i händelse av brand eller annan nödsituation, som tar initiativ till eventuell utrymning (ofta moderator eller någon som är framme vid scen). Denna person är också ansvarig för att ta reda på återsamlingsplats, upprätta kontakt med väktare och räddningstjänst för att få instruktioner om när man kan gå in i byggnaden igen.

Vid brandlarm ska byggnaden alltid utrymmas! Räddningstjänsten rycker alltid ut vid brandlarm och er ansvariga ska uppsöka kontakt med dem när de anländer.

Vid inbrottslarm sker larmutryckning inom en timme. Under dagtid kontaktar de universitetet och på kvällstid Securitas.