Allmänna villkor för extern uthyrning

1. Definitioner

I detta dokument avser begreppen:

• Lokaler: utställningsplatser (inomhus/utomhus), idrottsplaner och lokaler på Örebro universitet.
• Arrangör avser den organisation eller bolag som hyr lokaler under kort tid av Örebro universitet. Arrangören är den organisation som är betalningsskyldig för arrangemanget.
• Med ORU avses Örebro universitet som tillhandahåller lokalen.
• Avtal avser den bekräftelse via e-post som arrangören erhållit och godkänt i samband med bokning.

2. Allmänna villkor

Arrangören har tillträde till lokalen under den tid som är överenskommen med ORU. Samtliga deltagare ska ha lämnat lokalen vid angiven sluttid. Har arrangören särskilda önskemål gällande t ex teknik och möblering skall det anges redan vid beställningstillfället så att detta tydligt framgår av avtalet. Fast utrustning i lokalen ingår i priset.

Arrangören ansvarar för att eventuella erforderliga tillstånd finns för den verksamhet som ska bedrivas i lokalen samt bekostar dessa tillstånd.

Arrangören äger rätt att under sitt arrangemang fotografera, filma etc. under förutsättning att det sker under den tid beställaren förhyrt lokalerna samt att syftet är för internt bruk alt. för den egna marknadsföringen. ORU äger rätt att fotografera, samt filma för eget bruk, samt publicera i sin egen marknadsföring. ORU äger rätt att skriva om beställarens arrangemang i egen marknadsföring. Arrangören ansvarar för att Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om GDPR följs.

3. Säkerhet

Arrangören av ett evenemang har enligt ordningslagen (1993:1617) ansvar för att det råder god ordning vid evenemanget (2 kap 16§). ORU har rätt att på arrangörens bekostnad tillkalla ytterligare personal eller vaktbolag i det fall ordning inte upprätthålls på ett tillfredsställande sätt.

Arrangören förbinder sig att följa myndigheternas och/eller ORU:s krav att inte belasta förhyrda utrymmen med mer besökare eller material än vad utrymningsvägar och säkerhetsföreskrifter medger. Eventuella falska inbrotts- eller brandlarm faktureras arrangören.

4. Arrangörens ansvar för skada

Arrangören ansvarar för eventuella skador på lokalen, inredning och andra merkostnader som uppstår med anledningen av arrangemanget. Eventuella sådana kostnader ersätts till fullo av ansvarig arrangör.

Arrangören ska ha en giltig ansvarsförsäkring. Riskbeloppet i ansvarsförsäkringen ska täcka skador som kan uppkomma i samband med arrangemanget. 

5. Betalningsvillkor

Arrangören är ansvarig för samtliga enligt beställningen och arrangemanget uppkomna kostnader. Kostnader för lokalvård kan komma i efterhand, om ORU anser att extra lokalvård har behövts efter arrangemangets genomförande. Betalning skall ske enligt överenskommelse.

Lokaler är momsfria, övriga tilläggstjänster anges exklusive moms. Moms tillkommer enligt gällande skatteregler. För mer information se www.skatteverket.se

Arrangemanget faktureras efter genomförandet, betalning skall vara ORU tillhanda senast 30 dagar från fakturadatum. Observera att för långtidsuthyrning av utställningsplatser faktureras i stället hela beloppet i förskott i samband med undertecknat avtal. Ingen ny- eller ombokning kan ske i det fall arrangören sedan tidigare har en förfallen faktura.

6. Bokningsregler

ORU förbehåller sig rätten att när som helst avboka/säga upp detta hyresavtal om uthyrningen kan befaras medföra negativ publicitet för ORU, ordningsstörningar eller misstänkas inneha kopplingar till brottslighet, oavsett syfte med verksamheten. Avbokning/uppsägning kan i sådana fall ske av ORU utan skyldighet att utge skadestånd.

Vid förhinder ska arrangören snarast meddela ORU för avbokning av lokal för att lokalen ska kunna erbjudas till annan aktör. Lokalen kan avbokas om det sker innan överenskommet bokningsdatum. Ingen fakturering kommer då att ske. Observera att kostnad för överenskomna extra resurser, så som inbokad väktare eller lokalvård, kan komma att debiteras trots avbokning.

7. Force majeure

Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför ORU:s eller arrangörens kontroll, berättigar ORU och arrangören att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.