Arkivera ditt avslutade projekt
När det är dags att avsluta ditt forskningsprojekt finns det en del saker att tänka på om registrering och arkivering.
Är alla allmänna handlingar i projektet registrerade? Kan ärendet avslutas i ärendehanteringssystemet? Glöm inte att den vetenskapliga artikeln också ska registreras i Public 360°!
Forskningsmaterialet ska så snart som möjligt efter avslutat projekt lämnas in till arkivfunktionen så det kan föras in i arkivredovisningssystemet och tas ner till arkivlokal. Tjänsterummet, plåtskåp i korridoren eller den egna bostaden är inte tillåtna som förvaringsplatser för avslutade projekt. Det är originalen som ska arkiveras. Det går bra att göra kopior på de dokument som ni fortsatt behöver i er verksamhet, och även att låna handlingarna ur arkivet.
Om primärmaterialet är analogt, det vill säga på papper, ska det förvaras i arkivboxar (Se mer info nedan). Om du har en större mängd digitalt primärmaterial ska detta hållas ordnat på ett strukturerat sätt som innebär att det är sökbart i minst tio år framåt. Rådgör med din institution och arkivet och kontakta sedan IT-support om var det är lämpligast att lagra forskningsprojektets primärmaterial. Det finns flera alternativ beroende på forskningsprojekt och institutionell tillhörighet.
Det är av stor vikt att informationen bevaras på lagringsplatser som tillhandahålls av universitetet och att du inte använder egna lagringsplatser och program. Som tidigare nämnt är forskningsmaterial allmänna handlingar och det är universitetet som ytterst ansvarar för att handlingarna finns tillgängliga. Viss grundläggande metadata ska finnas kopplat till primärmaterialet.
Kontakta arkivfunktionen vid frågor eller när primärmaterialet är insamlat och redo för arkivering.
